Accessibles en quelques clics depuis n’importe quel support, tous vos documents sont stockés en sécurité et disponibles à tout moment !
Grâce à la Gestion électronique des Documents Zeendoc vous facilité l’échange entre vos différents collaborateurs aussi bien en interne qu’à l’extérieur de l’entreprise, vous optimisez le travail collaboratif entre les différents services tout en sécurisant vos données. L’archivage électronique des documents offre une fluidité et une réactivité qui vous permettront d’augmenter votre efficacité et votre productivité.
Gestion Électronique des Documents Zeendoc:
Quels avantages pour mon Entreprise?
Dématérialisez Vos Documents
- Facilitez le partage de documents
Plus rapide et plus efficace que les documents papiers, la digitalisation améliore l’échange de documents entre vos collaborateurs. Elle permet également la consultation immédiate et à distance par plusieurs utilisateurs simultanément, en fonction des autorisations, afin d’optimiser le travail d’équipe.
- Gestion des Dossiers Clients
Signatures des contrats, ajout de documents complémentaires, facturation, envois, suivi des paiements, gestion des litiges… Zeendoc vous permet de gagner du temps sur toutes ces opérations.
- Suivi des Dossiers Fournisseurs
Une Solution de conservation de vos documents efficace et adaptées à tous les types de supports: Papier (Quels que soient leurs formats) , Document électronique (en direct sur votre poste de travail ou votre messagerie) , Collecteur de Factures (reçues par mail ou courrier, mais aussi dans votre espace client sur les sites de vos fournisseurs).
Stockez vos données en toute Sécurité
Les Entreprises sont souvent confrontées au problème de classement et de conservation des documents.
Grâce à la Gestion électronique des Documents Zeendoc, vous numérisez vos documents qui sont ensuite classés automatiquement dans une base de données consultable en quelques clics.
- Fichiers Numériques : Tous les formats de documents numériques sont acceptés. L’archivage numérique peut se faire en dépôt direct, par envoi d’email ou par imprimante virtuelle via votre ordinateur.
- Documents Papiers : Tous les formats de documents papiers peuvent être numérisés (Tickets, CB, A3…). Tous les scanners et copieurs sont compatibles. Zeendoc peut également supprimer les pages blanches et redresser les documents.
Comptabilité et Notes de Frais
- Connectez Zeendoc à votre Logiciel de comptabilité et laissez le faire !
Numérisez vos documents papier ou importez vos documents numériques, Zeendoc tri automatiquement les informations importantes, Vous choisissez les critères de classement, L’équilibre crédit/débit est systématiquement vérifié avant l’import, Votre logiciel comptable reçoit directement les écritures.
Sage, EBP, Cegid, Quadratus, Ciel… La GED Zeendoc s’adapte à votre logiciel comptable !
- Pour vos équipes en mobilité
L’application Zeendoc permet de photographier les justificatifs et de saisir les notes de frais depuis un mobile limitant ainsi la perte de justificatifs en les communiquant tout de suite à l’entreprise.
- Pour votre Entreprise
Les données comptables sont automatiquement reconnues, vous pouvez effectuer l’affectation des frais, Les écritures sont directement générées, facilitant la vérification et le suivi des notes de frais.
Conservation des Bulletins de Paie
- Respectez les réglementations de conformité et de conservation légales.
Le non respect des obligations légales de conservation de documents par les entreprises peut être sanctionné. Le stockage physique des archives comporte un certain nombre de contraintes (coût élevé, détérioration des documents, difficulté à retrouver les documents …). La dématérialisation des documents simplifie et optimise le stockage des données tout en diminuant les coûts. De plus, la numérisation améliore la traçabilité et la confidentialité de vos documents.
La GED Zeendoc est une solution conforme à la loi El Khomri (archivage 50 ans des bulletins dans un coffre-fort numérique, signature électronique, horodatage)
Vos collaborateurs bénéficient d’un accès sécurisé à leurs fiches de paie depuis n’importe quel support (Ordinateur, Tablette, PC) à chaque fois qu’il en ont besoin, d’un Espace Zeendoc personnel et sécurisé pour retrouver l’ensemble de leurs documents (contrat de travail, bulletins de paie, règlement intérieur…), et ont la possibilité d’obtenir un original électronique, incontestable et opposable à tout organisme (caisses de retraite, établissements bancaires et financiers…)
Factur-X
- Factures Électroniques : Changements pour 2024
Depuis 2017, les transactions avec les entités publiques doivent obligatoirement donner lieu à l’émission de factures au format électronique. À partir de 2024, comme prévu par l’article 153 de la loi de finances 2020, cette obligation va s’étendre à toutes les transactions entre entreprises. Cette obligation de passage à la facture électronique se fera progressivement jusqu’en 2026. À partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises seront dans l’obligation d’accepter de recevoir la facture électronique mais pas de les émettre. La réforme concernera les entreprises de taille intermédiaire en 2025, et s’étendra à l’ensemble des transactions BtoB à partir du 1er janvier 2026.
- Factur-X : Un nouveau format de document
Ce modèle de facture électronique combine obligatoirement Un Document PDF + Un Fichier XML
Le format PDF permettra au destinataire de lire la facture et contiendra l’ensemble des informations nécessaires à un traitement manuel. Le fichier de données XML permettra au Logiciel d’automatiser le traitement de la facture.
Le format Factur-X comporte de nombreux avantages : Obtenir des documents et factures lisibles, Simplifier l’intégration automatique des factures, Accélérer la transmission et le traitement des documents, Faciliter les échanges entre les entreprises intra Union Européenne.